ビジネスメールのやり取りで発生するのが添付ファイルのやり取りです。特に社外の方とやり取りする場合、ファイルサイズ（容量）やセキュリティへの配慮が必要です。また、企業によっては、そもそも添付すらできない、または添付ファイルがあるメールの受信は制限している、というケースも存在します。, そこで今回は、ビジネスメール初心者向けに、「ファイルサイズ（容量）には制限があるか？」「機密情報の入ったファイルを送る場合はどうしたら良いか？」など、ビジネスメールの添付ファイルに関する一般的なマナーと注意すべき点をご紹介します。, 一般的なメールソフトでは、受信したメールに添付ファイルがあるとアイコンが自動的に表示されるため、一覧上で添付ファイル付きと判断のできるケースがほとんどです。しかし、「ウィルス対策のために添付ファイルは開かない」という方も少なくありません。, 確実に添付ファイルを開いてもらうためには、メール内に添付ファイルがあることを簡潔に記載しておくと良いでしょう。例えば、下記のような文章です。, 前述の「ファイルを添付しましたのでご確認をお願いいたします。」は英語で下記のように伝えます。, ・カタログ ： catalog（商品の一覧。目録や品番リストのようなイメージ） 、brochure（商品の説明が詳細になされたデザイン性の高い小冊子のイメージ）, 添付ファイルには情報漏えいのリスクが少なからず存在します。社外秘の情報、顧客の機密情報となりうるファイルには、必ずパスワードを設定しましょう。, 添付をする場合、ファイルサイズ（容量）にも配慮しましょう。企業によってはファイルサイズに制限があるケースも考えられるため、ファイルを送る前にお客様に確認をしておくのが確実です。, 一般的なマナーとして、最大で3MB（できれば2MB程度）に収めるのが良いでしょう。, それ以上になると、企業によっては受信できないケースが増加します。また受信できたとしても、ダウンロードに時間がかかることで心証を悪くしてしまう可能性があります。, どうしても重いファイルを送らなければならない場合は、事前に送信相手に相談するか、ファイルサイズを軽くする、または大容量も扱えるファイル送信サービスなどを使うようにしましょう。, ・動画…「スマホで撮った動画を友人に送りたい、でも送れない」という体験をされた方もいると思います。動画は基本的に3MBを超える可能性が高く、添付には適していません。, ・画像…特に高解像度の写真は容量が大きくなります。原稿に載せる画像のチェックをお願いする程度であれば、可能な限り容量を下げた方が良いでしょう。, ・Excel(エクセル)…データ量が多い、計算式が多いエクセルは容量が大きく、添付には適していません。, ・PowerPoint(パワーポイント)…エクセルと同様ですが、画像が入っていたりアニメーションが多用されているファイルは重くなりがちです。, 添付ファイルを軽くする方法としては、元のファイルを軽くする方法と、ファイル圧縮ソフトを使い、zipやlzhなどでデータを圧縮する方法があります。, 例えば画像を軽くする場合、Windowsであれば、ペイントソフトを使って容量を軽くすることができます。, 手順：ペイントソフトで画像を開く→「名前を付けて保存」→保存形式は「gif」を選択, ただし、gif形式は色数が最大256色であるため、画質が悪くなることがあります。容量を減らした方が良いのか、それとも画質を重視するのか、状況に応じて検討するようにしましょう。, 日本で一般的に使用されているのはzip形式とlzh方式です。現在、世界的に普及しているのはzip方式です。MacやWindowsなどOSをまたいでも問題なく添付でき、複数のファイルをまとめて送ることもできるため、ほとんどのケースではzip形式を使えば問題ないでしょう。, なお、PDF形式のファイルはzipで圧縮しても容量はほとんど軽くなりません。PDF自体が圧縮技術を使ったものであるためです。２～３MBを超えるPDFは、ファイルストレージサービスの利用などを検討しましょう。, 近年、さまざまなファイルストレージサービスが存在し、無料で使えるものも増えています。容量を気にせず送れる便利なツールではあるものの、外部サービスを使うことになるため、セキュリティ面に注意する必要があります。特に無料版を使用する際は、利用して良いかどうかを自社の情報システム担当の方と送信相手に事前に確認しましょう。企業によっては法人契約しているストレージサービスがあるため、企業推奨のサービスがあればそれを使うようにしましょう。, ファイルストレージサービスによって、期限や容量に制限がある、またはパスワード設定が複雑なケース（URLを開いてパスワードを受け取る、パスワードが自動通知メールで届くなど）もあります。まずは試に自分宛に送ってみるなど、相手先の負担にならないツールを選びましょう。, 最後に、受信側として、添付ファイルを受け取った際によくあるお悩みをシチュエーション別にご紹介します。, ファイルは添付されているものの、開こうとすると「ファイルが破損しており、開くことができません」などのエラーが表示されるケースです。メールソフトに簡易修正ツールがある場合は、その手順に従うことで解決できる場合があります。, パスワードの通知方法としては「ファイルに直接パスワードロックを掛け、ファイルを添付したメールとは別のメールでパスワードが届く」「URLをクリックすると、パスワードが自動で送られてくる」など、様々なケースが存在します。送信者のパスワードの掛け方によるため、わからない場合は送信者に直接確認するのが確実です。, MacからWindowsにファイルを送ると、ファイル名が文字化けしていることがあります。ファイル名が文字化けしていても、ファイルを開くと問題なく確認できる場合もあるため、まずはファイルを開封し、内容を確認しましょう。内容も文字化けしている場合は、送信者に「文字化けしていたため、別の手段でファイルを送ってほしい」旨を伝えましょう。, その他、PC環境によっては、圧縮されたファイルが解凍できない、対応していない拡張子で送られてきた…などの理由により、添付ファイルが開けないことがあります。こちらも基本的には送信者に伝え、解決手段を見つけましょう。, いかがでしたでしょうか。添付ファイルの送信は通常のビジネスメール以上の配慮が求められます。まずは基本のマナーを守って、添付ファイルでお互いの時間を取られることが無いようにしたいものですね。, 「心のケア」ができるのと同時に国家資格者のキャリアコンサルタントとして前向きな働き方を提案し、新卒から高齢者までの一人ひとりの方へ「個性」と「適性」を尊重した、きめ細やかなアドバイスを行っている。キャリアカウンセリングに加え、ビジネスマナーにも精通。, ビジネスパーソンのための、キャリアとビジネスのニュース・コラムサイト。 キャリア構築やスキルアップに役立つコンテンツを配信しています。, リクナビNEXT、及びリクナビNEXTジャーナルの公式サイトを装ったサイトがある、との情報が寄せられています。個人情報の流失や詐欺被害に繋がる恐れもあるため、不審なサイトには十分にご注意いただきますよう、お願い申し上げます。, 株式会社リクルートキャリアが運営する社会人のための転職サイト【リクナビNEXT】全国の求人情報を勤務地や職種、あなたのスキルや資格などから検索でき、転職ノウハウや転職活動体験談等、転職成功のヒント満載の求人/転職のサイトです。職務経歴や転職希望条件などを匿名で登録しておくと、あなたに興味を持った求人企業や転職エージェントから直接オファーが届くスカウトサービスもあります。, 【精神科医に聞く】あなたにピッタリなストレス解消法はどれ？上手なストレスとの付き合い方は？, 【幸せホルモン】ストレスを消し多幸感を与えてくれる“オキシトシン”を出す方法【神秘の力】, 自分の「強み」、正しく認識していますか？　よくある勘違いケースと自己分析のポイントとは.